Ketentuan utama Undang-Undang Ketenagakerjaan (Alokasi Tip) 2023 dan Kode Praktik tentang Distribusi Tip yang Adil dan Transparan mulai berlaku pada tanggal 1 Oktober 2024.
Ada kekhawatiran bahwa beberapa pemberi kerja melakukan pemotongan dari tip, misalnya, untuk “biaya administrasi,” atau menahan sebagian tip. Berdasarkan Undang-Undang tersebut, pemberi kerja harus memastikan bahwa pekerja menerima “tip, gratifikasi, dan biaya layanan” (“tip”) secara penuh dan bahwa tip dialokasikan secara adil dan transparan.
Menurut Unite, serikat pekerja untuk pekerja perhotelan, Undang-Undang tersebut akan berdampak pada lebih dari empat juta pekerja yang menerima tip. Secara singkat:
- Semua tip yang dibayarkan pada atau setelah 1 Oktober 2024, yang mana pemberi kerja memiliki kendali atau pengaruh signifikan terhadapnya, harus dialokasikan secara adil kepada pekerja, termasuk pekerja agensi yang memenuhi syarat.
- Pembayaran penuh (dikurangi potongan yang diwajibkan oleh undang-undang seperti pajak dan NIC) harus dilakukan paling lambat akhir bulan berikutnya setelah bulan tip dibayarkan.
- Pengusaha perlu memiliki kebijakan pemberian tip tertulis dan menyimpan catatannya
- Operator tronc independen dapat mengalokasikan tip. Skema tronc adalah pengaturan pembayaran khusus yang memungkinkan bisnis untuk menggunakan, misalnya, firma akuntansi eksternal atau bisnis penggajian untuk mendistribusikan tip, gratifikasi, dan biaya layanan kepada staf secara adil.
- Pekerja tidak dapat melakukan kontrak yang mengabaikan hak-hak mereka dan dapat mengajukan tuntutan ke Pengadilan Ketenagakerjaan atas pelanggaran Undang-Undang.
- Undang-undang ini berlaku di Inggris, Wales dan Skotlandia
Undang-Undang ini hanya berlaku untuk “tips yang memenuhi syarat” yaitu:
- Semua tip yang diterima oleh pemberi kerja dan
- Tip tertentu yang diterima pekerja
Tip yang diterima pemberi kerja dibayarkan oleh pelanggan, baik yang diterima oleh pemberi kerja atau orang yang terkait. Ini termasuk tip yang diberikan melalui kartu kredit atau debit dan dibayarkan ke rekening bank pemberi kerja sebelum didistribusikan kepada pekerja atau bila tip diterima melalui aplikasi seluler.
Tip yang diterima pekerja, seperti tip tunai, dibayarkan oleh pelanggan tetapi tidak diterima kemudian oleh pemberi kerja atau orang terkait. Undang-Undang tersebut hanya mencakup tip tersebut jika tip tersebut berada di bawah kendali pemberi kerja atau jika pemberi kerja memiliki pengaruh signifikan terhadap distribusi tip, seperti ketika pemberi kerja mengarahkan bahwa semua tip dibagi di antara pekerja atau dibagikan di akhir shift.
Undang-Undang tersebut berlaku untuk pekerja dan pekerja agensi yang memenuhi syarat. Akibatnya, tip juga harus dibagikan secara adil kepada pekerja agensi yang memenuhi syarat, meskipun hal ini dapat dilakukan oleh agen mereka (jika agen telah menerima tip dari pemberi kerja).
Bagaimana pemberi kerja dapat memastikan tip dialokasikan secara adil dan transparan?
Kode Etik tersebut memberikan “prinsip-prinsip menyeluruh” mengenai keadilan. Para pemberi kerja harus mempertimbangkan prinsip-prinsip ini ketika merancang dan menerapkan kebijakan pemberian tip.
Menariknya, Kode tersebut menyatakan bahwa pembagian dan distribusi tip yang adil tidak selalu berarti membayar semua pekerja dengan proporsi yang sama. Namun, pengusaha harus menggunakan faktor yang adil dan wajar untuk menentukan praktik pemberian tip mereka, dan Kode tersebut memberikan contoh:
- Jenis peran/pekerjaan, misalnya, pembagian antara pekerja bagian depan dan pekerja bagian belakang
- Gaji pokok (dan bagaimana pekerja terlibat)
- Jam kerja saat menerima tip
- Kinerja individu dan/atau tim
- Senioritas/tingkat tanggung jawab
- Masa jabatan
- Niat pelanggan
Pengusaha harus menghindari diskriminasi yang melanggar hukum saat memilih dan menerapkan faktor-faktor tersebut.
Pengaturan tronc independen, di mana firma akuntansi eksternal atau bisnis penggajian mengelola distribusi tip, merupakan hal yang umum di sektor perhotelan. Prinsip keadilan dan transparansi masih berlaku. Jika tronc independen bertindak tidak adil atau tidak pantas, pemberi kerja harus mengambil tindakan, seperti menginstruksikan tronc independen untuk mengubah operasinya, mengganti tronc independen, atau mengakhiri pengaturan.
Mengenai transparansi, pemberi kerja harus memberikan kebijakan tertulis kepada semua pekerja dan pekerja agensi yang memenuhi syarat tentang cara mereka menangani tip. Kebijakan ini dapat diberikan dalam bentuk elektronik atau salinan fisik. Mereka tidak memerlukan kebijakan tertulis jika tip yang diterima pekerja bukan tip yang memenuhi syarat. Meskipun demikian, informasi tertentu tetap harus diberikan termasuk bahwa pemberi kerja tidak diharuskan memiliki kebijakan tertulis dan alasannya. Catatan harus disimpan selama tiga tahun untuk semua tip yang memenuhi syarat yang diterima dan jumlah yang dialokasikan untuk setiap pekerja.
Pekerja dapat mengajukan keluhan kepada Pengadilan Ketenagakerjaan jika kebijakan tertulis dan kewajiban penyimpanan catatan tidak dipenuhi dan/atau pemberi kerja tidak mengalokasikan dan membayar tip secara adil. Batas waktu untuk mengajukan klaim adalah tiga bulan dan 12 bulan. Dalam kedua kasus tersebut, Pengadilan Ketenagakerjaan dapat menyatakan bahwa keluhan tersebut beralasan, memerintahkan pemberi kerja untuk mematuhi, dan memerintahkan kompensasi hingga £5000. Perlu dicatat bahwa pekerja agensi yang memenuhi syarat dapat mengajukan klaim terhadap agen sebagai tambahan atau sebagai ganti pemberi kerja.
Saran untuk pengusaha
Sebelum 1 Oktober 2024, pemberi kerja harus meninjau sistem alokasi tip, pencatatan, dan kebijakan tertulis mereka, terutama faktor-faktor yang relevan dengan “keadilan” dalam Kode. Saya sarankan berkonsultasi dengan staf tentang kebijakan tersebut. Meskipun tidak ada kewajiban untuk melakukan ini, jika staf setuju dengan kebijakan tersebut, hal itu akan membantu pemberi kerja menetapkan keadilan.
Kode tersebut tidak mengikat secara hukum, tetapi Pengadilan Ketenagakerjaan akan mempertimbangkannya dalam perselisihan tentang praktik pemberian tip. Oleh karena itu, pengusaha harus memahami Kode tersebut.
Terakhir, Unite baru-baru ini meluncurkan kampanye Fair Pay and Fair Tips. Kampanye ini akan berfokus pada upaya memastikan bahwa pekerja perhotelan memahami hak-hak mereka. Unite akan “mengungkapkan dan mempermalukan pengusaha nakal yang mencoba mengabaikan atau mendistorsi undang-undang baru”.