Jika ya, seberapa sering hal itu dapat diterima? Bagaimana jika kontak tersebut tidak diinginkan?
Pengadilan Ketenagakerjaan baru-baru ini mempertimbangkan masalah ini dalam kasus Toure v Commissioners for HM Revenue and Customs.
Ibu Toure bergabung dengan HMRC pada tahun 2019 dan merupakan warga negara Prancis keturunan Afrika dan seorang Muslim. Ia memiliki disabilitas sebagaimana didefinisikan oleh Undang-Undang Kesetaraan 2010. Komentar-komentar dilontarkan tentang aksen dan penampilannya, termasuk tentang dirinya yang digambarkan sebagai “wanita kulit hitam yang cantik”. Ia juga ditanya mengapa ia mengenakan jilbab.
Selama rapat tim pada bulan Agustus 2020, manajer lini Ibu Toure (yang menyimpan daftar ulang tahun timnya) memberi tahu tim tentang ulang tahunnya. Ibu Toure kemudian mengirim email kepada manajer lininya, menjelaskan bahwa meskipun dia menghargai ucapan selamat ulang tahun tersebut, dia tidak ingin informasi pribadinya dibagikan. Dia meminta agar namanya dihapus dari daftar.
Ibu Toure kemudian mengajukan keluhan informal dan kemudian keluhan formal tentang bagaimana klaim pengeluarannya ditangani dan kurangnya kesempatan pelatihan.
Keluhannya sebagian besar tidak ditanggapi, begitu pula keluhannya yang kedua.
Ibu Toure cuti sakit pada tanggal 30 Juni 2021 karena stres terkait pekerjaan. Ia meminta atasannya untuk membatasi korespondensi dan hanya mengirimkannya melalui email. Selama tiga minggu pertama bulan Juli 2021, ia dihubungi sebanyak 11 kali dan menerima kartu ucapan selamat ulang tahun lainnya.
Pengadilan menerima bahwa sebagian korespondensi tersebut disebabkan oleh kurangnya upaya proaktif dari Ibu Toure untuk melaporkan ketidakhadirannya karena sakit. Tidak ada kontak, termasuk kartu ucapan selamat ulang tahun, yang dimaksudkan untuk melecehkannya.
Namun, Pengadilan memutuskan bahwa hal tersebut merupakan tindakan yang tidak diinginkan karena disabilitas yang dialami oleh Ibu Toure. Korespondensi tersebut berdampak (meskipun tidak disengaja) menciptakan lingkungan yang tidak bersahabat dan mengintimidasi bagi Ibu Toure. Hal ini merupakan pelecehan terkait disabilitas.
Pelajaran bagi pengusaha
Korespondensi dapat dikirim dengan maksud terbaik. Namun, sulit bagi pemberi kerja untuk mencapai keseimbangan, terutama karena panduan ACAS menunjukkan bahwa karyawan yang absen karena kondisi kesehatan mental sering kali mendapat manfaat dari kontak rutin dengan pemberi kerja mereka.
Bagaimana cara agar pengusaha terhindar dari kesalahan serupa?
Tinjau kebijakan Ketidakhadiran
Pertimbangkan apakah ada ketentuan yang sesuai untuk kontak selama masa absen karena sakit. Ketentuan ini harus mencakup tujuan, frekuensi, dan metode kontak, dan dapat disesuaikan bila perlu.
Konsultasikan dengan karyawan Anda
Dapatkan pandangan karyawan Anda tentang bagaimana, kapan, dan dari siapa kontak harus dilakukan. Bagian dari diskusi ini dapat berupa tentang seberapa banyak informasi yang ingin dibagikan karyawan kepada rekan kerja. Pastikan bahwa apa yang telah disetujui diteruskan kepada siapa pun yang menghubungi karyawan tersebut.
Konsolidasikan korespondensi
Hal ini khususnya penting dalam organisasi besar. Kontak dapat berasal dari manajer lini, SDM, tim penggajian, atau kesehatan kerja. Secara individu, mereka mungkin tidak sering berkorespondensi dengan karyawan, tetapi secara kolektif, korespondensi mereka bisa jadi penting. Pemberi kerja juga perlu mengurus korespondensi yang dibuat secara otomatis, misalnya, komunikasi yang memberi tahu karyawan bahwa gaji sakit berdasarkan kontrak akan dikurangi atau diakhiri. Pastikan bahwa komunikasi hanya berasal dari satu orang atau pada waktu yang ditentukan jika memungkinkan.
Kasus ini merupakan pengingat yang berharga dan penting bagi para pemberi kerja untuk memiliki kebijakan yang jelas dan transparan sambil mengingat kebutuhan masing-masing karyawan.