Philip King FCICM, mantan Komisaris Usaha Kecil dan penasihat PKF Littlejohn Advisory, percaya bahwa pendekatan 'kembali ke dasar' akan membantu banyak bisnis mengatasi tantangan keterlambatan pembayaran.
Sudah menjadi fakta umum bahwa perusahaan sering kali mengalami kebangkrutan bukan karena bisnisnya buruk, namun hanya karena kehabisan uang tunai. Manajemen arus kas yang buruk, ditambah dengan kredit macet dan lambatnya pembayaran pelanggan, biasanya menjadi penyebabnya.
Meskipun kita tergoda untuk menyalahkan sepenuhnya keterlambatan pembayaran, dunia usaha harus memikul sebagian tanggung jawab atas praktik manajemen kredit mereka yang buruk. Dengan kata lain, praktik manajemen kredit terbaik dapat membatasi jumlah kerentanan finansial suatu bisnis.
Jadi bagaimana cara menghindari kredit macet dan mempercepat pembayaran? Banyak hal yang dapat dicapai dengan kembali ke dasar dan melakukan hal dasar dengan baik.
Kenali pelanggan Anda
Pertama dan terpenting, pemeriksaan paling mendasar sekalipun dapat menghindari potensi rasa malu di kemudian hari. Kenali pelanggan Anda (KYC) harus menjadi mantra setiap direktur, setiap eksekutif penjualan, dan setiap individu di tim kredit Anda. Seberapa baik Anda mengenal perusahaan yang Anda hadapi? Berapa Nomor Pendaftaran Perusahaan mereka? Apakah mereka punya satu? Apa status hukum mereka? Apakah mereka perseroan terbatas? Kemitraan? PLC? LL? Semua informasi tersebut penting, salah satunya untuk memastikan Anda menagih badan hukum yang benar pada saat produk/layanan Anda dikirimkan.
Selalu disarankan untuk menggunakan data dari lembaga referensi kredit terkemuka untuk melengkapi informasi yang disimpan di Companies House. Hal ini memungkinkan Anda untuk menggali lebih dalam dan memahami perusahaan itu sendiri. Ini akan membantu Anda menentukan jumlah kredit yang ingin Anda berikan, terutama karena keberhasilan dan kelangsungan hidup mereka mungkin bergantung pada stabilitas pelanggan dan pemasok lainnya.
Selain sumber yang dipublikasikan, ada juga taktik lain yang dapat Anda gunakan untuk mengetahui lebih banyak tentang perusahaan yang Anda miliki. Melihat akun media sosial mereka (LinkedIn, Facebook, dll) dan komentar apa pun di sekitar mereka dapat memberi Anda petunjuk tentang reputasi mereka dan cara mereka memperlakukan rantai pasokan mereka. Liputan media tradisional melalui pencarian Google juga dapat memberi Anda gambaran yang lebih baik mengenai kelayakan finansial mereka. Google Penelusuran juga dapat menunjukkan apakah gudang yang mereka miliki ternyata ada!
Aturan keterlibatan yang terdokumentasi
Setelah pelanggan baru bergabung, syarat dan ketentuan yang Anda setujui sangatlah penting. Hal ini harus didokumentasikan dengan ketentuan pembayaran yang jelas.
Konsep '30 hari' – yang menjadi favorit para politisi dan media karena menunjukkan praktik terbaik – masih dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Apakah itu 30 hari sejak tanggal invoice, penerimaan invoice, atau akhir bulan misalnya? Ini harus jelas atau 30 dapat dengan mudah menjadi 50 atau lebih.
Saat Anda membuat faktur, pastikan Anda memahami proses pembayaran dan persetujuan faktur mereka dan apakah, misalnya, pesanan pembelian diperlukan dan informasi spesifik lainnya apa yang mungkin diperlukan. Pastikan jumlah yang Anda invoice juga sesuai dengan yang telah disepakati; bahkan selisih satu sen pun dapat menyebabkan proses pembayaran terhenti!
Interaksi pelanggan
Dalam hal cara Anda berinteraksi dengan pelanggan, bangun hubungan yang kuat dengan orang-orang penting di perusahaan; mereka bisa sangat berharga ketika Anda perlu mengejar pembayaran sebelum pemasok lain. Pada akhirnya, jaga agar buku besar tetap bersih dan dapatkan kejelasan mutlak tentang faktur apa yang belum dibayar. Kebingungan merupakan hambatan besar dalam pembayaran dan dapat dengan mudah dimanfaatkan oleh mereka yang ingin menunda pembayaran utangnya.
Menghubungi sebelum tanggal jatuh tempo untuk memastikan faktur telah diterima dan benar juga akan mengurangi kemungkinan pembayaran tertunda karena sengketa. Pisahkan jumlah total yang besar dari jumlah yang lebih kecil; tidak ada keuntungan jika faktur £10.000 yang terdiri dari £9.800 untuk produk dan £200 untuk pengiriman tertunda karena biaya pengiriman sedang diperdebatkan.
Sekalipun Anda memiliki jalur komunikasi yang jelas dengan pelanggan, selalu tindak lanjuti pada hari jatuh tempo faktur; jangan pernah menunggu dan berharap yang terbaik. Harapan bukanlah sebuah strategi dan orang lain akan dibayar sementara Anda dibiarkan menunggu. Untuk itu, jangan pernah takut untuk melaporkan keterlambatan pembayaran ke tim penagihan Anda dan/atau aktivitas pihak ketiga secepatnya. Pelanggan yang tidak membayar Anda bukanlah pelanggan yang berharga.
Mintalah nasihat sejak dini
Nasihat seperti itu seharusnya tidak mengejutkan, namun selama 40 tahun saya berkecimpung dalam manajemen kredit, saya masih heran betapa dunia usaha dengan cepat menyalahkan orang lain ketika mereka sendiri mengabaikan banyak hal mendasar.
Kembali ke dasar mungkin tidak selalu berhasil, tetapi seperti memenangkan lotre, Anda harus membeli tiket terlebih dahulu. Dan jika terlepas dari semua upaya terbaik Anda, kebangkrutan masih mungkin terjadi, bicarakanlah dengan para ahli di PKF Littlejohn Advisory. Mereka mungkin dapat membantu bisnis menghindari kegagalan dan, jika hal terburuk terjadi, mereka dapat bekerja sama dengan Anda untuk mendapatkan hasil terbaik dari proses kebangkrutan yang sedang berlangsung.